Logiciel TMS

Quelles sont les fonctions d’un TMS, et lesquelles faut-il vraiment ?

Publié le · 4 min de lecture

Sur cette page
  1. Comment un ordre de transport entre-t-il dans le TMS ?
  2. Comment le TMS décide-t-il qui transporte ?
  3. Que permet le suivi des envois ?
  4. Quels documents et quelles preuves de livraison ?
  5. Comment le TMS aide-t-il à contrôler les coûts et à facturer ?
  6. Quels indicateurs un TMS fournit-il ?
  7. Quelles fonctions sont obligatoires, lesquelles optionnelles ?
  8. Sources

Les fonctions d’un TMS se rangent dans l’ordre d’un transport : recevoir l’ordre, décider qui le fait, le suivre, prouver la livraison, facturer, analyser. Cette page suit ce fil et indique, pour chaque étape, ce que fait la fonction et ce qu’il faut vérifier chez l’éditeur. Pour le pourquoi d’un TMS, voir à quoi sert un TMS.

Comment un ordre de transport entre-t-il dans le TMS ?

Du premier ordre à la facture : les fonctions d’un TMS dans l’ordre
  1. RéceptionOrdre saisi, importé ou reçu de l’ERP
  2. PlanificationChoix du véhicule ou du transporteur
  3. SuiviPosition, retards, alertes
  4. PreuveSignature, photos, e-CMR
  5. FacturationFacture client, contrôle des coûts

Un ordre peut arriver par saisie manuelle, import de fichier, e-mail lu automatiquement, portail client ou connexion à l’ERP. Selon Aptean (2024), la gestion des commandes consiste à récupérer les données d’expédition depuis l’ERP pour synchroniser le transport avec la chaîne d’approvisionnement.

À vérifier : les canaux d’entrée proposés en standard, la gestion des ordres récurrents, et ce qui se passe quand l’ordre est modifié après saisie.

Comment le TMS décide-t-il qui transporte ?

C’est la fonction de planification et d’affectation. Appvizer (2024) décrit le choix du mode de transport et des itinéraires selon la distance, la durée, les coûts et les contraintes réglementaires, ainsi que l’affectation des véhicules et des conducteurs. Aptean (2024) ajoute la gestion des transporteurs : suivi de leur performance, de leurs coûts et de leur qualité de service pour choisir le partenaire le plus approprié.

Deux sous-fonctions à distinguer :

  • Planification interne : affecter une course à un véhicule et un chauffeur de la flotte, construire une tournée. Voir l’optimisation de tournées.
  • Affrètement : consulter ou attribuer à des transporteurs externes, comparer des offres.

À vérifier : la planification est-elle manuelle avec aide visuelle, ou calculée par un algorithme ? Peut-on forcer une décision manuelle ?

Que permet le suivi des envois ?

Le suivi donne la position et l’état des envois, avec alertes en cas de retard. Appvizer (2024) cite le suivi en temps réel par GPS pour réagir vite à un incident ; Aptean (2024) évoque la répartition des envois, la production des documents et le suivi des retards.

À vérifier :

  • l’origine des positions (balise du véhicule, application chauffeur, données transmises par le transporteur) ;
  • la fréquence de mise à jour ;
  • la possibilité de partager un lien de suivi avec le client ou le destinataire sans lui créer de compte.

Quels documents et quelles preuves de livraison ?

L’application du chauffeur sert à récupérer signature, photos, réserves et documents. Appvizer (2024) mentionne la gestion des bons de livraison et des factures. Pour les lettres de voiture électroniques, voir l’e-CMR ; pour le document de transport en général, la lettre de voiture.

À vérifier : le fonctionnement hors connexion (zones sans réseau), le temps entre la remise de la preuve et sa disponibilité dans le TMS, et le format de ce qui est archivé.

Comment le TMS aide-t-il à contrôler les coûts et à facturer ?

Deux fonctions se trouvent ici, avec des publics différents.

  • Facturation client : produire la facture à partir des courses effectuées et du tarif convenu. C’est le cœur du besoin d’un transporteur ou d’un commissionnaire.
  • Contrôle des factures de transport : comparer ce que facture un transporteur à ce qui était prévu. Aptean (2024) décrit la vérification des factures par rapport aux services réels et le signalement des écarts. C’est un besoin typique de chargeur ; voir le TMS pour un chargeur.

À vérifier : la gestion de la variation du prix du gazole, des suppléments, des tarifs par zone ou par palier, et la transmission des écritures vers la comptabilité.

Quels indicateurs un TMS fournit-il ?

Les rapports et analyses concernent, selon Aptean (2024), le coût au kilomètre, la performance des transporteurs, la ponctualité et la consommation de carburant. Appvizer (2024) parle de tableaux de bord pour mesurer les performances.

À vérifier : ces indicateurs sont-ils calculés avec vos règles (par exemple, qu’est-ce qu’une livraison « à l’heure » ?) et peut-on en extraire les données brutes ?

Quelles fonctions sont obligatoires, lesquelles optionnelles ?

Aucune liste normative ne l’établit : cela dépend de votre métier. Une grille de départ :

Fonction Transporteur Commissionnaire Chargeur
Prise des ordres Indispensable Indispensable Utile
Planification flotte et tournées Indispensable Rarement Rarement
Affrètement, comparaison d’offres Selon sous-traitance Indispensable Indispensable
Suivi des envois Indispensable Indispensable Indispensable
Application chauffeur Indispensable Selon cas Non
Facturation client Indispensable Indispensable Non
Contrôle des factures transporteurs Selon cas Utile Indispensable

Cette grille est une synthèse éditoriale à partir des profils décrits par les sources ; elle n’est pas une norme et doit être adaptée. Elle sert à rédiger le cahier des charges.

Sources

Questions fréquentes

Quelles sont les fonctions de base d’un TMS ?

Gestion des commandes de transport, planification et optimisation, gestion des transporteurs, exécution et suivi, documents et preuves de livraison, contrôle des coûts et facturation, tableaux de bord. Leur profondeur varie selon l’éditeur et le métier visé.

Faut-il toutes les fonctions pour démarrer ?

Non. Il est courant de commencer par un ou deux modules (suivi, appels d’offres, facturation) puis d’étendre. Listez vos besoins en obligatoires, utiles et optionnels avant de consulter les éditeurs.

Un TMS fait-il le suivi en temps réel ?

Beaucoup d’éditeurs le proposent, mais la source des positions varie : GPS du véhicule, application chauffeur, API du transporteur. Demandez d’où viennent les données, pas seulement si la carte existe.

Les indicateurs sont-ils inclus ?

La plupart des TMS proposent des tableaux de bord : coût au kilomètre, ponctualité, performance des transporteurs. Vérifiez qu’ils sont personnalisables et exportables, car c’est souvent là que l’on constate les écarts entre éditeurs.