Comment rédiger le cahier des charges d'un TMS ?

Publié le 15 novembre 2026 · 5 min de lecture

Un cahier des charges de TMS tient en cinq blocs : le contexte de votre activité, vos flux, vos exigences classées par priorité, vos contraintes techniques et juridiques, et le format de réponse attendu. Le modèle ci-dessous est à copier et à adapter.

Il s’insère dans la méthode décrite dans comment choisir un TMS. Il sert ensuite de base aux questions à poser en démonstration et, si vous formalisez la consultation, à l’appel d’offres.

Que doit contenir un cahier des charges de TMS ?

1. Contexte : qui vous êtes, votre métier, votre taille, la raison du projet.
2. Flux et volumes : types de transport, nombre d’ordres, de véhicules, de transporteurs, d’utilisateurs, variations saisonnières.
3. Exigences : fonctions attendues, classées par priorité.
4. Contraintes : intégrations, hébergement, sécurité, données personnelles, langues, calendrier.
5. Mode de réponse : tableau à remplir, pièces à fournir, date limite, contact.

Rédigez en langage courant. Un cahier des charges lisible par l’exploitation et par la direction vaut mieux qu’un texte technique.

Quel modèle de tableau d’exigences utiliser ?

Copiez ce tableau dans votre tableur. Les colonnes « Réponse » et « Preuve » sont remplies par l’éditeur. Remplacez les exemples par vos besoins.

Les définitions des priorités doivent être fixées dans le document :

• Indispensable : sans ce point, nous n’achetons pas.
• Important : il pèse fortement dans la note.
• Souhaitable : il départage deux offres proches.

Quelle checklist reprendre pour ne rien oublier ?

Cochez chaque ligne avant d’envoyer le document.

Contexte et flux

• Métier et profil décrits (transporteur, chargeur, commissionnaire, 3PL, messagerie)
• Volumes actuels et variations saisonnières
• Parcours d’un ordre de transport, de la commande à la facture
• Trois cas compliqués réels, fournis sous forme d’exemples anonymisés
• Irritants actuels, avec une mesure de départ

Fonctions

• Prise de commande et import des ordres
• Planification et tournées
• Affrètement et sous-traitance
• Suivi et alertes
• Preuves de livraison, documents de transport
• Facturation et contrôle des coûts
• Rapports et tableaux de bord

Le détail de ces blocs figure dans fonctions d’un TMS.

Intégrations et technique

• Systèmes à connecter (ERP, WMS, comptabilité, télématique, portails clients)
• Mode de connexion attendu (API, fichiers, EDI) et qui le maintient
• Mode de déploiement accepté (SaaS ou sur site)
• Gestion des droits et des accès par profil
• Fonctionnement de l’application chauffeur sans réseau

Données, sécurité, juridique

• Lieu d’hébergement des données demandé à l’éditeur
• Rôle de l’éditeur sur les données personnelles et liste de ses sous-traitants
• Restitution ou suppression des données en fin de contrat
• Format d’export des données (ouvert et documenté)
• Engagements de support et de disponibilité, s’ils existent

Prix et contrat

• Modèle de prix et unités facturées
• Frais d’intégration, de paramétrage, de formation
• Durée d’engagement, préavis, conditions de renouvellement
• Prix des options et des évolutions

Comment demander des réponses comparables ?

Imposez un format de réponse. Trois consignes suffisent :

• Répondre ligne par ligne dans votre tableau, sans réécrire les exigences.
• Distinguer ce qui est standard, paramétrable par vous, réalisé par l’éditeur avec frais ou non couvert.
• Joindre une preuve pour chaque exigence indispensable : démonstration programmée, documentation publique, référence appelable.

Évitez les réponses « oui » seules. Un « oui » peut cacher un développement spécifique facturé.

Que préciser sur les données personnelles ?

Un TMS traite des données de salariés (chauffeurs, parfois leur position) et de contacts professionnels. Pour la localisation des véhicules, la CNIL indique des finalités admises et des durées de conservation maximales ; elle prévoit aussi que le salarié soit informé et que ses représentants soient consultés (CNIL, fiche sur la géolocalisation des véhicules des salariés, voir Sources). Demandez à l’éditeur comment l’outil permet de respecter ces règles (durées de conservation paramétrables, désactivation hors temps de travail, droits d’accès).

Pour le contrat, la CNIL publie des exemples de clauses qui listent ce qu’un contrat de sous-traitance doit couvrir, dont le sort des données à la fin de la prestation : suppression ou renvoi, avec justification écrite de la destruction (CNIL, voir Sources). Reprenez ce point dans votre cahier des charges pour que chaque éditeur y réponde.

Quelles erreurs éviter à la rédaction ?

• Copier la liste de fonctions d’un éditeur : vous retrouverez ses atouts, pas vos besoins.
• Tout classer « indispensable » : plus rien ne départage les offres.
• Oublier la sortie : la réversibilité se demande avant la signature (voir migrer de TMS).
• Ne pas joindre de cas réels : les démonstrations se feront sur des cas idéaux.

Les autres pièges sont dans erreurs fréquentes dans le choix d’un TMS.

Sources

• La géolocalisation des véhicules des salariés — https://www.cnil.fr/fr/la-geolocalisation-des-vehicules-des-salaries — CNIL — consulté le 15 novembre 2026
• Sous-traitance : exemples de clauses — https://www.cnil.fr/fr/sous-traitance-exemple-de-clauses — CNIL — consulté le 15 novembre 2026